シェアードサービスとは？概要と対象業務、期待されるコスト削減について解説

近年、シェアードサービスは中小企業などにも広がりをみせています。シェアードサービスを導入する際には、間接部門のコストがどのように削減されるのか、業務効率がどのように向上するのかを理解しておくことが大切です。本記事では、シェアードサービスの基礎知識や活用のメリット・デメリット、導入検討の進め方や、見落としがちなグループのWebサイト運用統合についても解説します。

シェアードサービスとは、間接部門の業務を集約して各部門やグループ会社で文字通りシェアする経営手法です。
たとえば、3つのグループ会社にそれぞれ財務や経理、総務や人事、情報システムなどの間接部門が設置してある場合、各グループ会社には間接部門の人材とコストが共通で必要になります。しかし、シェアードサービスを導入して3つの間接部門を集約し、各グループ会社がシェアすることで、企業全体としての組織のスリム化が実現可能です。

 
財務や経理の業務を統一することで、企業全体の経営状況を可視化しやすくなります。また、業務の基盤となる情報システム部門の業務をシェアすれば、業務システムやWebサイト運用も集約できるため、ガバナンスの向上や、業務標準化による品質の向上、セキュリティの平準化といった効果も期待できるでしょう。

シェアードサービス導入の目的は、業務集約によるコスト削減や間接業務の品質向上、そして業務効率化です。各グループ会社で同様の業務を担う間接部門を維持することは非効率で、生産性を妨げる原因にもなります。

また、近年では人材不足や働き方の変化による労働時間の調整などは、企業全体としての課題です。人的リソースの調整や残業時間の短縮を実現するためにも、グループ会社を含めた体制を見直す動きがでてきています。

このような背景から、シェアードサービスに注目が集まっているのです。
 

BPO（Business Process Outsourcing）はシェアードサービスに似た仕組みです。両者には以下のような違いがあります。

• BPO：特定の業務を外部に業務委託する
• シェアードサービス：自社内あるいはグループ会社内で間接部門を集約する

生産性の向上や業務効率化の向上など、目的は同じです。しかし、分離した業務を「誰が担うのか」が大きな違いとなります。

シェアードサービスを運用する方法には大きく2種類あります。それが「子会社化」と「本社一部門化」です。

子会社化は、本社やグループ会社とは独立した子会社（別法人）としてシェアードサービス専門の会社を立ち上げる運用方法です。子会社設立のための初期投資が必要なことや、これまで本社やグループ会社で勤務していた従業員を移動させるなど、変更の規模は大きくなります。しかし、子会社にすることで、シェアードサービスの業務におけるコスト管理や運用が明確になることや、シェアードサービスの目標や効果を把握しやすくなる、といったメリットがあります。

本社一部門化は、グループ会社の間接部門を本社で集約してシェアードサービス部門を運用する方法です。既存の間接部門業務におけるルールや業務プロセス、ITシステム運用に合わせた業務スタイルになる可能性も高いため、活用の明確な目的やメリットがわかりづらくなり、シェアードサービス立ち上げが大きな改革につながりにくいケースもあります。しかし、組織の大規模な編成は子会社化ほどは大きくなく、新たな会社を立ち上げるための初期投資も必要ないため、移行しやすいことがメリットです。また、シェアードサービスへ異動する従業員の混乱も、子会社化と比較すれば最小限になるでしょう。

なお、子会社、もしくは本社の一部門に設置された、集約された業務を担う組織は「シェアードサービスセンター：SSC」と呼ばれます。

間接部門の業務をシェアードサービスに集約するメリットを4つ見ていきましょう。

各グループ会社が間接部門をシェアードサービスに集約すれば、企業全体としての大幅なコスト削減につながります。各グループ会社や事業所での重複した業務を一元化することで、人件費の削減や業務負荷の軽減による残業代の減少、各部門に必要な設備や管理費など、様々なコストを抑えることが可能です。

シェアードサービスを活用することで、間接部門業務を集約して管理できるためガバナンス強化につながります。グループ会社や事業所ごとに行われていた業務が統一されることで、組織全体の統制や管理が難しいという課題を改善できます。

これは、グループ全体で複数管理されているWebサイトにもあてはまります。例えば、グループ運用されているコーポレートサイトは、会社の数の分だけ存在し、デザインや更新ルール、表記などがバラバラな状態で運用されているケースがあります。Webサイト運用一つを取っても、グループガバナンスという点で、大きなメリットになるでしょう。

Webサイトガバナンスについては、「Webガバナンスとは？実現するメリットと成功させるためのポイントを解説！」にて詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

組織内でバラバラに運用されていた間接部門業務を一つに集約できるシェアードサービスには、社内の人的リソースを有効活用するメリットがあります。
シェアードサービスを活用することにより貴重な人材を共有できるようになります。

組織として間接部門を1か所に集約することで、ナレッジやノウハウの共有が可能です。これが、企業全体の業務品質向上につながります。

グループ会社や事業所ごとに異なるやり方で業務を遂行していると、独自の業務スタイルが定着し、作業時間やクオリティにばらつきが生じます。しかし、シェアードサービスを活用することで、専門性の高い技術を持った人材はもちろん、各所の知識やノウハウも1か所に集まるため、業務品質が高まるのです。
 

シェアードサービスの導入では、デメリットにも注意しなければなりません。
まず、シェアードサービスを立ち上げて、組織内の間接部門を統合するまでに時間と手間がかかることです。各所から間接業務を集めるための受け皿である子会社や本社部署などの組織編成が必要です。個別に行っていた業務の標準化や、新たなシステムの導入も必要でしょう。

また、これまで各グループ会社内あるいは事業所内で完結していた業務を外に出すことになりますので、連携が遅れるケースもでてきます。

たとえば、情報システム部門のIT関連業務です。システムにイレギュラーな問題が起こった場合、従来ならば近くにいる情報システム部門へ直接訪れて対応を依頼することもできたでしょう。しかし、オフィス内に専門部署が無くなると、問い合わせから問題解決までのプロセスに時間がかかり、迅速な対応が難しくなる可能性があります。

シェアードサービスの担当となる従業員が不安や抵抗を覚えるケースもでてきます。たとえば、これまで勤務していた場所から子会社への移籍や出向という形で移動することになった場合です。シェアードサービスの重要性を理解して、望んで異動を希望する従業員ならば問題はないかもしれません。しかし、長期勤務の従業員が突然、1か所に集められて、従来とは勝手の違う業務環境に身を置かれたとき、業務へのモチベーションが保てず、意欲低下につながる可能性があります。

このような面は、シェアードサービス導入のデメリットに挙げられるでしょう。

シェアードサービスを検討する際にはどのように進めていけばよいのでしょうか。

シェアードサービスは、企業全体の間接部門を一手に引き受ける重要な部門になります。そのため、導入する際には、以下のようなポイントを抑えておかなければなりません。

• 全社における間接部門の課題
• シェアードサービスに設置する部門と業務内容の洗い出し
• 活用するシステムやツールの検討と導入

シェアードサービスが担う業務は、組織全体のコスト削減と業務効率向上を実現させます。そのため、前提として、現状の課題と目的を明確にしなければなりません。単に間接部門を1か所に集めるだけでは、シェアードサービスの方向性が不明瞭なため、十分な価値を発揮できないでしょう。

また、シェアードサービスでは、間接部門のすべての業務を集中させればよいというものでもありません。組織全体の業務効率が向上するにはどのような業務を集中させるべきか、集約することで改善される業務は何であるかを、各部門の業務ごとに洗い出す必要があります。

集約した業務をスムーズかつ効率的に遂行するためのシステムやツールも検討すべきです。たとえば、業務システムやWebサイトの運用を行う際、異なるシステムで運用されていたものは統合して、運用ルールを統一しなければなりません。複数のシステムやツールをそれぞれのグループ会社や事業所に合わせて運用すると、工数が嵩む上、非効率です。

シェアードサービスを導入する場合は、このような検討課題を一つひとつ解決していくことが大切です。

シェアードサービスの詳しい導入手順については、「シェアードサービスの導入手順を詳しく解説」にて解説していますので、あわせてご覧ください。

業種や事業内容によって業務内容は様々ですが、間接部門に携わる従業員数は全社の20～30％にも及ぶこともあるようです。専門性の高い職種でもあるため優秀な人材が多く、「この企業で働き続けたい」という理由がなければ離職してしまうことも多い職種です。このような状況を踏まえて、繁忙期の人材不足を防ぐために余裕を持った人材確保が必要なため、間接部門のコストは膨らみがちです。シェアードサービスの導入によるコスト削減効果は、間接部門の業務コスト構造の中で、このような各社の人材バッファも収斂されることになります。

また、システム統合によるコスト削減も、シェアードサービスにおける大きなテーマになります。独自運用されていた、勤怠管理などの業務システムや、業務効率化のために使われていたツールが、クラウドサービスなどに統合されることでコスト削減に繋がります。また、クラウドサービスの中で業務が標準化されれば、生産性の向上も期待できます。

こちらの記事も参考にしてください
シェアードサービス導入で利用したいIT・クラウドサービスとは

間接部門に限らず、組織全体で行っている業務にWebサイト運用があります。総務や人事、情報システムなどの部門をまたいで行われていますが、多くの場合Webサイト運用業務の専任担当者が付けにくく、本来の業務と兼任しています。

また、Webガバナンスが弱い状況も多く、グループ会社や事業所によってバラバラな運用体制が敷かれていることで、ITインフラやセキュリティ対策に対してもそれぞれにコストがかかっているのです。Webサイト運用を兼任する担当者は、煩雑な運用に大きな負担を感じていることも多い他、組織全体で見ると運用体制もシステムも統一されておらず、さらにはセキュリティリスクまで孕んでいることもあります。

シェアードサービスの導入検討では、部門業務にフォーカスが当てられますが、"兼務”によって行われているWebサイト運用については検討が漏れているケースもあるようです。

グループ企業で運営されているWebサイトは多数に及ぶことがあり、加えて様々なシステムや運営体制が敷かれています。それらを一つ一つ統合していくことも、大きな時間とコストがかかるものです。そこで導入を検討したいのが、多種多様なWebサイトのクラウド移行に特化したサービス「ShareWith群」です。

ShareWith群は、独自のソリューションにより、大規模化して複雑になったWebサイトを運営形態ごとに分け、一つの運営プラットフォームへスピーディに統合することができます。また、金融機関に採用実績を持つセキュリティ対策が施されているため、バラバラだったセキュリティ対策をまとめて高水準のセキュリティに引き上げられることも大きなメリットです。

ShareWith群については、こちらで詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。