ワークフロー機能は、特にコーポレートサイトでは必須です。
ワークフロー機能がない場合、ページ公開までの承認プロセスを口頭やメールなどに頼ることになり、結果的に情報管理のリスクを孕むことになります。CMSによっては、編集状態を保存したとたんに、本番公開される仕様になっているケースもあり、担当者が意図せず、いつの間にか公開されていた、ということも十分にありえます。
通常のＣＭＳ導入はカスタマイズ開発であり、ワークフロー機能と一口にいっても、「プレビュー機能」「承認プロセス」「タイマー設定」などで構成され、それぞれ詳細な仕様に落とし込む必要があります。ところが、企業側担当者も、システム開発のプロではないため、このあたりの仕様はWeb制作会社に依存せざるをえず、情報管理上のリスクが高いにも関わらず、グレーゾーンになりがちな機能です。
ShareWithは、ワークフローを標準搭載し、仕様検討や追加開発を必要とせず、コーポレートサイトのワークフローをサイト運営に組み込むことができます。
ワークフローで申請した内容は自動で承認者にメールで通知されるため、個別にメールや電話をする必要がなく、余計なコミュニケーションを減らすことができます。もちろんタイマー設定も完備しています。またワークフロー承認後に本番サイトにアップされる機構となっており、意図しない公開が起きえない仕組みです。
加えて、ShareWithは部門ごとにアクセスできるディレクトリを設定することも可能であるため、自社内でコーポレートサイトを管理・統制するために、肝となる仕組みをカスタマイズすることなくあらかじめ用意し、コーポレートサイトの組織的な運用体制を整備することができます。
