Webサイト運用の業務は情報システム（IT部門）などの担当者に負担が集中しがちです。インフラ管理やセキュリティ対策はもちろん、継続的な情報更新を欠かすことはできないため、通常業務との兼務は大きな負担になります。コストをかけてWebサイト運用をアウトソースするという手段もありますが、情報発信の社内ルールを守り、スピードを担保するには、やはり内製化が理想的です。本記事では、Webサイト運用を内製化するメリットや課題、クラウドCMSを使った内製化について紹介します。
Webサイト運用の内製化は、アウトソーシングにかけるコストを削減できること以外にも、さまざまなメリットがあります。
Webサイトの情報更新作業をアウトソースした場合、更新作業の度に依頼内容をまとめて伝える作業、依頼手続きや請求管理などの手間が発生します。しかし、内製化していれば社内で情報更新作業ができるため、これらの手続きが不要になり、スピーディな情報更新が実現できます。
また、情報更新を依頼したい部署が情シスなどの担当部署へ内容を伝え、それをアウトソーシング先の事業者に伝えて更新作業を依頼するといった、部署や企業をまたいだ情報伝達は、内容が正しく伝わらないことや、ヒューマンエラーによる情報開示のミスを起こす可能性があります。情報更新作業が内製化されていれば、情報のバケツリレーがなくなるためこのようなミスもなくなり、効率的な更新作業が可能になります。
内部体制が整っていくことで、Webサイト運用におけるノウハウや知識も蓄積されますので、自ずと情報更新の作業効率も上がるでしょう。これは、企業にとって大きな資産となります。
Webサイト運用のよくある課題や課題に対する解決策については「大規模化したWebサイト運用業務でよくある課題と解決策を解説」の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
Webサイト運用を内製化する際には、課題も把握しておきましょう。
Webサイトの情報更新は、継続的に行わなければなりません。担当者は通常業務を行いながら、Webサイトへの情報発信作業をするため、大きな負担がかかることを理解しておく必要があります。
内製化をする際には、情報更新の手順を明確にして、ルールを作成しておくことも大切です。更新作業のフローを決めておかなければ、情報更新作業を行う作業者によって文章や構成などにも統一感がなくなります。また、ヒューマンエラーも増えてしまうでしょう。
このような課題を解決する手段のひとつにCMS導入が挙げられますが、CMSにも多くの課題が潜んでいます。CMSはWebサイトのコンテンツを管理するシステムですが、誰もが使えるわかりやすいものを導入しなければなりません。操作が複雑であったり、情報編集画面がわかりにくかったりすると、特定の担当者にしか扱えないCMSになってしまい、社内に浸透・定着しません。担当者の負担が増える上、結果的に属人化の原因になってしまいます。
また、使いやすいCMSでも、サポート体制がしっかりしたものを選ぶことが大切です。操作に行き詰まった場合に、電話やチャットで迅速に対応してくれる事業者でなければ、作業が滞ってしまうだけではなく、その後CMSを使い続けることへの不安要素になる可能性があります。
その他、Webサイトを支えるサーバーやネットワークなどのインフラ管理・保守、セキュリティ対策をしっかりと行いWebサイトを安定稼働させることも、内製化を持続させるために欠かせません。
Webサイト運用の内製化には、さまざまな課題もありますが、これらを解消して無理なく内製化する手段のひとつとして「クラウドCMSの活用」があります。
たとえば、クラウドCMSのShareWithを使えば、すでに開発済みのシステムを利用できるため、初期開発やカスタマイズ開発の負担が少ないというメリットがあります。企業組織向けに提供されているShareWithならば、その多くがシンプルな操作性を意識して作られているため、情報更新作業のオペレーションに対する不安も解消できるでしょう。
ShareWithは常にアップデートを重ねているため、安定した動作でサイト運用ができます。サポート体制が整えていれば、更新作業を各部署や部門へ任せる際にも、画面操作の説明などをアウトソースできますので教育の手間も省けます。
また、統合クラウドプラットフォームのShareWith群を利用すれば、自社のWebサイトが複数あり、複雑化・大規模化している状況でも、同じクラウドCMSに統合でき、更新ルールやセキュリティアップデートなどのWebガバナンス強化につながります。
もちろん、サーバーやネットワーク構築・管理など、インフラの継続的な管理を任せられるのもクラウドCMSのメリットです。Webサイト運用で大きな負担となるセキュリティアップデートも事業者に任せることができるので、担当者負担の大幅な低減が期待できます。
クラウドCMSは、それぞれの目的に報じて開発されていますので、自社の運用にマッチしたサービスを選ぶことが大切です。
Webサイト運用は、IT部門などの担当者に大きな負担がかかります。コストをかけてアウトソースするという選択肢もありますが、今後を考えると内製化が理想的です。スピーディな情報更新作業ができることや、情報の伝達に工数をかけなくてよいこと、ヒューマンエラーを軽減して正確な情報を迅速に発信できるなどのメリットがあるからです。もちろん、内製化をする上で解消しなければならない課題もありますが、クラウドCMSを活用することで、多くの課題を解決できるでしょう。クラウドCMSを選定する際には、自社の目的に適した機能を搭載し、わかりやすい操作性やユーザーインターフェースを持ったサービスを選ぶことが大切です。
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