"読まれる" Web社内報をスピーディに実現するためには

コロナ禍をきっかけに、多くの企業が導入するようになったリモートワーク。非対面の就業形態が定着する中で希薄になった社員間のコミュニケーションを促進するため、冊子で配布していた社内報のWeb化を検討している方も多いのではないでしょうか。しかし、社内報をWebに移行する場合「本当に読まれるのか？」といった懸念点が発生するはずです。

本稿では、社内報担当者の方のために、Web化した社内報を社内浸透させるために必要な要素をご紹介します。社内報のWeb化にあたって、不安を感じておられる方はぜひお役立てください。

前述の通り、コロナ禍で社員が非対面で働くソロワーク環境を導入した企業の課題のひとつとして、社員間の交流が大幅に減ってしまっていることが挙げられます。社内交流の減少が進むと、情報供給が疎かになったり、社員が将来や雇用に対して不安を抱きやすくなったりすることが懸念されます。

そのため、社内コミュニケーションを促進する社内報のような社員同士をつなぐツールの重要性は高まっていますが、ソロワーク環境下において従来のような冊子の配布は困難であることから、社内報のWeb化を図らなければなりません。

社内報をWebに移行すれば、掲載する情報量の制限がなくなり、動画媒体も使用可能になるなど、コンテンツの幅が広がります。さらに、冊子の社内報では発生していた、印刷に関する時間的、予算的なコストも削減可能です。

Web社内報は、冊子の社内報とは違い、PV数やアクセスログを参照することで、肌感覚ではなく数値でどの程度読まれたか手応えが得られる点も特徴です。

冊子の社内報からWebに移行しようと考えると「Web化したら読まれなくなってしまうのではないか」との懸念が生まれます。実際、Web社内報はユーザーが自らアクションを起こさないと情報を入手できないPull型のメディアに属するため、社員が受動的に受け取るままにしていては、未開封のまま読まれないというシチュエーションも発生するでしょう。
社内報のWeb化では、コンテンツをWebブラウザで見られるようにするだけでは不十分です。「読まれる」社内Webメディアを実現するためには、冊子版のデザイン・演出など、世界観が作り出す親しみやすさはそのままに、社員側が読む「必然性」も持たせることが必須となります。

Web社内報では冊子版以上に「自分の業務に関係していることが載っている」と認識することによる自分事化や、タイムリーな情報提供による高い利便性を感じてもらい、能動的に読まれる工夫を行わなければなりません。

各部門のトピック、デイリーニュース、上層部のメッセージ発信など、コンテンツに関する工夫はさまざま存在しますが、重要なのはコンテンツの「速報性」に加え、それを担保するための「更新性」です。つまり、読まれる社内報に必要なのは、FBの反映から改善までを柔軟に行える、常に動き続ける運営体制となります。

また、冊子版では「読みやすく親しみやすい社内報」にするために様々な工夫やデザインが施されてきたはずです。そうした世界観も踏襲・再現しつつ、読者側も違和感なく“移行”してもらえるように、コンテンツの連続性も重要なポイントです。

Web社内報ツールと言っても様々な仕様のものが存在します。社内報に「いいね」機能や、コメント・掲示板などのCGM機能を持たせSNSのように使いたい場合、Web社内報アプリなども選択肢として挙がるでしょう。こういったツールは、読者側が社内メディアという場に手軽に参加ができるようになり、オンラインで社員間のコミュニケーションを促したい場合に有効です。ただ、利用傾向として「積極的に情報発信する人」と「読むだけの人」が二分してしまうことがあるようです。運営側の参加を促す働きかけが欠かせなくなることから、情報発信に対する意識には個人差が大きい点には予め留意したいところです。

社内報本来の情報発信に重点を置く場合、冊子版からの移行であれば、その世界観を維持しつつ、速報性を担保するシステムや運営体制が必要になります。当然、社内限のコンテンツを取り扱うことから、安心なサーバー・セキュリティ環境も必要。手軽に、使い勝手のよいシステムを導入したい場合、デザイン自由度が高く、予め必要機能が揃ったクラウド型のCMSが適しています。

手軽に誰でも更新ができるCMSなら、管理部門の一方的な情報発信ではなく、各部門に一部編集権限を持たせ、全社で情報発信をし合う、ということも可能になります。

野村IRが提供する「社内報DX」は、上場企業導入数No.1クラウドCMSである「ShareWith」のシステム基盤を活用したソリューション・サービスです。冊子版の世界観はそのままに、効率的に、更新性の高いWeb社内報への移行が可能です。

「社内報DX」ではニーズに合わせたフレキシブルな構築ができます。独自開発の編集テンプレート「EveryOne」によって、Webサイト運営の専門家でなくとも、学習コストをかけることなく「全ページ編集可能」になります。

クラウドCMS「ShareWith」のシステム基盤を使用しているため、自社のニーズに応じたデザイン・仕様の社内報をスピーディに作成できるのも特徴。冊子版の世界観を再現しつつ、タイムリーな情報発信を実現します。重要な情報を更新したタイミングで、社員のパソコンにプッシュ通知を送ることも可能。速報性が求められる情報を逃さずしっかりと受け取ってもらうことができます。

環境構築に関しては、野村IRのノウハウを活かし、コンテンツ企画、デザイン、仕様決め、CMS設定まで一貫してサポートします。

ShareWithは上場企業のコーポレートサイト向けのサービスであるため、サーバ・インフラセキュリティに関しても、自社開発することなくワンパッケージで金融機関にも選ばれる最高レベルのものを利用可能です。

また、外部からのアクセス制限や、部署ごとに担当ページを振り分けるためのアカウント権限設定も柔軟に可能。安心して情報発信の分業体制をとることができます。